Inschrijven
Inschrijven voor een vakantie is het makkelijkst via het standaard formulier: www.koningkevin.be/inschrijven. Je mag ook altijd bellen met onze zoetgevooisde secretariaatsmedewerkers op het nummer 016 350 550.
Inschrijfdag
Dit jaar valt onze inschrijfdag op woensdag 18 januari. Op die dag verwerken wij de inschrijvingen die we op dat moment ontvingen. We willen iedereen die zich vóór de 18de inschrijft evenveel kans geven om mee te kunnen gaan op de vakantie van zijn of haar keuze. Een onschuldige hand bepaalt daarom de volgorde waarin de inschrijfbrieven verwerkt worden. Vanaf 19 januari kan je uiteraard nog steeds inschrijven op vakanties die niet volzet zijn.
Vrienden, broers en zussen
Als je graag samen op vakantie wil met een vriend of met je broer of zus, vermeld dan zeker hun naam en voornaam bij de inschrijving. Dan kunnen wij jullie – in de mate van het mogelijke – samen op dezelfde vakantie inschrijven. Hou er wel rekening mee dat vriendjes of familieleden niet automatisch worden ingeschreven als je enkel hun naam vermeldt. Voor elke deelnemer is een aparte inschrijving nodig!
Eerste, tweede en derde keuze
Geef bij je inschrijving zeker ook een tweede en een derde vakantiekeuze op. Op die manier kunnen we je sneller een plekje geven wanneer je eerste keuze volzet is.
Kostprijs
In de prijs van een vakantie is alles inbegrepen: het verblijf, de maaltijden, vieruurtjes en avondhapjes, kwalitatieve begeleiding en verzekering van lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid (let op: schade aan eigen materiaal en diefstal zijn niet verzekerd). De totale kostprijs is vooral afhankelijk van bovenstaande factoren én de lengte van de vakantie, en in mindere mate van de locatie en de inhoud.
Minimumprijs & streefprijs
Bij elke vakantie zie je twee prijzen staan. Je mag helemaal zelf kiezen welk bedrag (tussen beide prijzen) je wil betalen. De minimumprijs staat voor de vaste kosten die Koning Kevin sowieso betaalt voor een vakantie. De streefprijs of maximumprijs bevat ook de werkingskosten (materiaaltransport, administratie, personeelskosten…).
Betalen in schijven
Betaal je de vakantie liever in schijven? Geen probleem, dat kan, maar neem wel contact op met het secretariaat om een regeling af te spreken. Zonder voorafgemaakte afspraken kunnen we geen gespreide betalingen aanvaarden.
Steunpunt Vakantieparticipatie
Voor kinderen en jongeren uit gezinnen met een laag inkomen voorziet Koning Kevin elk jaar een aantal vakantieplaatsen aan een sterk verminderde prijs. Deze inschrijvingen worden echter niet afgehandeld door Koning Kevin zelf, maar door het Steunpunt Vakantieparticipatie van Toerisme Vlaanderen. Om te weten of je voldoet aan de voorwaarden voor zo’n prijsvermindering, kun je bellen naar het gratis nummer 1700 of een kijkje nemen op www.vakantieparticipatie.be.
Terugbetallingen
Voor kinderen tot en met elf jaar krijg je aan het einde van de vakantie een fiscaal attest, waarmee je een deel van het inschrijvingsgeld kunt aftrekken van je personenbelasting. Soms kun je ook via je mutualiteit gehele of gedeeltelijke terugbetalingen krijgen. Hiervoor informeer je het best even bij de mutualiteit zelf. Wij vullen met plezier de nodige documenten voor je in.
Wachtlijst
Als de door jou gekozen vakantie volzet is, kom je terecht op een wachtlijst. In dat geval contacteren we je persoonlijk met een voorstel om je in te schrijven op de wachtlijst of een andere vakantie te kiezen. De wachtlijst is niet bindend. Wij contacteren iemand van de wachtlijst als er een plaats vrijkomt. Op dat moment beslis je of je alsnog inschrijft.
Bevestigingsbrief
Van zodra wij je inschrijving verwerkt hebben, ontvang je van ons een brief met een bevestiging en een verzoek tot betaling. Je hebt vanaf het moment dat je de bevestiging ontvangt veertien dagen tijd om te betalen.
Annulering
Van zodra je van ons een bevestigingsbrief hebt ontvangen, wordt je inschrijving als definitief beschouwd. De eerste week na het ontvangen van de bevestigingsbrief, kun je nog kosteloos annuleren. Vanaf de tweede week geldt onze annulatieregeling (die kun je vinden op www.koningkevin.be/annulatieregeling). Opgelet: als het deelnamebedrag niet tijdig wordt overgemaakt of wanneer je geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot kosteloos annuleren, kan je inschrijving vervallen en wordt er automatisch een annulatiekost aangerekend.
Praktische brief
Hierin staat alles wat je moet weten om je vakantie voor te bereiden. Je ontvangt de brief eind mei.
Zakgeld
Jongeren vanaf 12 jaar mogen een beetje zakgeld meenemen op vakantie, zodat ze ‘s avonds kunnen genieten van een drankje in de bar.
Vervoer
Vervoer naar en van de vakantieplaats regel je in principe zelf. Je kan ook een zoekertje plaatsen via www.koningkevin.be/carpoolen (zowel vraag als aanbod). Voor het milieu, voor ontmoetingen met andere ouders, of gewoon voor het praktische gemak. Als het om één of andere reden toch nog moeilijk is om de vakantieplaats te bereiken, mag je ons altijd contacteren. Dan zoeken we samen naar een alternatief.
Kennismaking
Aan het begin van een vakantie zorgen de begeleiders voor een startmoment, waarbij ouders en deelnemers kunnen kennismaken met de ploeg en de locatie. Met een drankje en een koekje in de hand kan iedereen vragen stellen en informatie uitwisselen. We vinden het belangrijk om hier tijd voor te maken, omdat het het contact versterkt tussen Koning Kevin enerzijds en deelnemers en ouders anderzijds, maar ook bij ouders onderling. Een ideale kans om elkaar te ontmoeten.
Toonmoment
Aan het eind van een aantal vakanties kunnen ouders en vrienden komen kijken naar een voorstelling of tentoonstellinkje. Zo kunnen de deelnemers laten zien waar ze al die tijd mee bezig zijn geweest. Hierover lees je meer in de praktische brief.
Evaluatie
Na afloop van de vakantie krijgen ouders en deelnemers een afsluitende e-mail. Daarin wordt gevraagd om het online evaluatieformulier in te vullen. Wij horen namelijk graag wat jullie ervaringen zijn, omdat we zo in de toekomst onze werking nog aantrekkelijker kunnen maken.
